Medarbetare har stora krav på sig, krav att prestera, krav att vara lojal mot företaget och ledningen, krav att följa regler och policys, krav att vara social, krav att vara utvecklingsbar, krav att prestera och inte minst krav att utföra de arbetsuppgifter, som man är anställd att göra, på ett tillfredsställande sätt.

Bra medarbetare kräver bra chefer och vice versa för att symbiosen ska lyckas och skapa ett klimat för utveckling av både företag och anställda. Ett klimat som leder till en kreativ arbetsplats där alla får komma till tals och alla goda idéer kan få möjlighet att gro och i förlängningen skapa större lönsamhet för företaget.

Precis så som vi alla vill att våra arbetsplatser ska vara, men ändå är det sällan så i verkligen. Jag undrar varför?

Gunilla

Chefsjobbet kan sägas ha två syften:

1. Att vara ledningens representant inom det egna ansvarsområdet för att förverkliga ansvarsområdets mål.

2. Att balansera dessa krav mot vad som krävs för att utveckla medarbetarna och se till att de klarar kompetenskraven.

För att nå dessa syften kan chefens insatser delas upp i 4 områden inom vilka du alltid behöver ha koll på läget och bestämma dina egna mål. De 4 insatsområdena har olika intressenter och olika praktiska frågor du behöver hantera. Var och en av dem ställer olika krav på insatser och ditt personliga engagemang.

1. Chefskap
Innebär att du som chef vet vilken förändring som krävs inom din avdelning och kan formulera avdelningens mål och följa upp det viktigaste inom verksamheten. Chefskap handlar till stor del om att skapa egen överblick samt ett förtroendefullt samarbete med din chef och med företagsledningen. Du fokuserar på att skapa trovärdighet hos högre chefer för din förmåga att hantera ditt ansvar.

• Främsta fokus: Övergripande frågor i företaget och samspelet med din chef.
• Kräver av ledaren: Lojalitet mot företaget och gemensamma mål samt värdegrund.

2. Ledarskap
Innebär att få medarbetare att vilja ta ansvar i sin yrkesroll, nå överenskomna mål på rätt sätt och att öka deras förståelse för sammanhangen i verksamheten. Du fokuserar på att medarbetarna ska känna engagemang genom egen kompetens och förståelse för uppgiften i stort och rätt tolkning av sin yrkesroll.

• Främsta fokus: Dina medarbetare.
• Kräver av ledaren: Kommunikation med individer och team som ger dig kunskap och förståelse för dina medarbetare och deras sätt att tänka och deras motivation.

3. Samordning
Innebär att få din avdelning att stämma in i organisationen, d.v.s. att du tillsammans med andra chefskollegor och specialister internt, medverkar till företagets effektivitet och följer överenskomna regler för hur samarbetet ska genomföras. I det insatsområdet kan du behöva ta initiativ till bättre arbetsformer internt. Du fokuserar på att din avdelning gör sin del i ett större sammanhang och medverkar till den förändring som behövs på sikt.

• Främsta fokus: Andra avdelningar och kunder med vilka ni måste ha ett bra samarbete.
• Kräver av ledaren: Förståelse för organisationen, ansvarsfördelningen och gemensamma processer.

4. Kompetensutveckling
Innebär att utveckla professionellt kunnande hos alla och tydliga yrkesroller inom avdelningen. Kompetens handlar också om att skapa ett bra verksamhetsstöd som stödjer medarbetarna när de behöver ha tillgång till mer kompetens än de har själva. Du fokuserar på kompetens både i metodik och hos medarbetare med hög kvalitet och effektivitet och goda slutresultat.

• Främsta fokus: Medarbetarnas utveckling och de arbetsprocesser som används.
• Kräver av ledaren: En utvecklingsorienterad syn på medarbetare och processer med förståelse för kompetensbedömning och hur en lärande företagskultur fungerar.

—————

Det lätt att inse att som chef måste du ständigt  utveckla dig själv, dina medarbetare och företaget och den dag du tycker att du är tillräckligt bra i din chefsroll och vill luta dig tillbaka, då är det dags att börja tänka nytt!

Gunilla

Med detta som bakgrund startar nu EtiQue chefsforum för utveckling av dig som ledare och chef. Ett forum för det goda samtalet där du kan prova nya tankar och reflektera tillsammans med andra. Ett forum där deltagarna ger råd och stöd  till varandra. Ett forum för erfarenhetsutbyte och inspiration.

Det lilla och personliga formatet gäller för att gruppen ska kunna skapa ett gott samtalsklimat och känna förtroende för varandra. Vi kommer även att anordna öppna seminarier och föreläsningar med intressanta föreläsare för att bredda kunskapen och få ny inspiration.

Gunilla

EtiQue chefsforum för det goda samtalet

Kanske inte jobbet var ditt drömjobb men du höll fast vid det för det gav dig status och pengar och att bryta upp är inte alltid så enkelt. Att någon annan tar beslutet åt dig och säger att du inte ska vara kvar känns ofta som ett misslyckande även om det är en chans att göra det du vill göra med ditt liv. Men innan du kommer till den insikten kommer du att möta olika reaktioner både hos dig själv och hos din omgivning.

När jag miste mitt chefsjobb p.g.a. omstruktureringar var det svårast att möta dem som hade stått bakom beslutet och som samtidigt var mina kära kolleger. Svårt att tackla känslan av att känna sig sviken samtidigt som förnuftet sa att det som händer är en logisk följd av beslutade neddragningar. Det fanns också arbetskamrater och vänner som gav mig massor av feedback och positiv energi vilket hjälpe mig att förstå att jag hade gjort ett bra jobb och att jag fick en möjlighet att gå vidare och göra något annat.

Känn dig inte besviken för att en del personer förändras gentemot dig.  Det kan vara din syn på dig själv som förändras och du kan behöva skapa dig en ny plattform att stå på när du möter nya och gamla kolleger. Tänk på att dina vänner gillar dig för att du är du och inte för att du har ett visst jobb.

Oavsett om avgrunden nyss har öppnat sig eller om du är på god väg att klättra upp kommer du att se alla möjligheter som ligger framför dig när du står där uppe på kanten igen. Med nya erfarenheter och insikter i bagaget är du  ännu mer rustad för nästa utmaning i livet.

Glöm inte att du är unik och alldeles underbar:)

Gunilla

Här kommer några användbara tips.

1. Ta upp problemet direkt när det är aktuellt.

2. Hantera ett problem i taget.

3. Leverera inte kritik när du själv är arg.

4. Kritisera aldrig någon inför andra.

5. Fråga ”varför” i stället för att peka på fel hos den andre.

6. Undvik ”alltid” och ”aldrig”, de leder oftare till bråk än lösning.

7. Kritisera bara problem och beteende som kan förändras.

8. Du måste kunna möta ilska hos den andre utan att själv bli arg.

9. Kom ihåg att det är handlingen inte personen du kritiserar.

10. Avsluta gärna med att säga något positivt också.

Testa det här nästa gång du tänker kritisera någon av dina medarbetare. Viktigast av allt är ta i problemet när det uppstår, Det går inte att vänta till nästa medarbetarsamtal eller stapla problemen på hög. Om medarbetaren gör något fel då är det din skyldighet som chef att ta upp det så fort som möjligt. Personen måste få en chans och veta vad du tycker för att han/hon ska kunna åstadkomma en förändring. Om det ändå inte blir någon förändring då har du åtminstone bra argument vid nästa lönesamtal.

Gunilla

Riskanalys

Workshop 4 – 8 personer + processledare, tidsåtgång 1 – 2 tim.

Material: gula lappar, pennor, whiteboard eller motsvarande.

Förutsättning: Alla idéer/tankar ska få flöda fritt under steg 1

Steg 1 Identifiering
Vilket/vilka områden ska belysas? Vilka risker finns?

Produktion

Organisation

Ledningsstruktur

Affärsverksamhet

Annat problemområde

Steg 2 Värdering
Konsekvens och sannolikhet för identifierade risker

Konsekvens om risk inte åtgärdas

Värdering skala 1 – 4

1 = mycket liten konsekvens

4 = mycket stor konsekvens

Sannolikhet att risken inträffar

1 = mycket liten sannolikhet

4 = mycket stor sannolikhet

Steg 3 Prioritering
Beräkning och bedömning av riskfaktor

Konsekvens x Sannolikhet = riskfaktor

Hög riskfaktor ska ges hög prioritet

Konsekvens = 4 ska alltid beaktas

Steg 4 Lägesrapport
Prioritetsplan till ledningsgrupp

Beslut om åtgärd utifrån resultat från workshop

—————————

Lycka till!

Gunilla

Jag sa till min man att den riskanalysen kunde jag ha gjort varvid han tittar förvånat på mig och säger: ”Kan du sånt?”

Svaret är att jag både kan och har genomfört riskanalyser ett antal gånger. Det var med i min affärsplan när jag startade EtiQue men blev på något sätt bortglömt. Du kan få en riskanalys med ett kreativt förhållningsätt som skapar massor av nya infallsvinklar och fångar upp problem som du inte alltid ser vid ett traditionellt analysarbete. Det må vara för att skapa underlag till företagets kvalitetssystem, kontrollera hur livskraftigt din affärsplan är, inventera behovet av utbildning för chefer och personal eller hitta riskfaktorer i produktionen.

I nästa inlägg kommer jag att beskriva en enkel och mycket användbar metod för riskanalys. Den tar 1 – 2 timmar att genomföra med lite förberedelsetid och en timmes sammanställning.

Ta inga risker där ute!

Gunilla

Du som inte vill vara chef, du som inte vill förbättra ditt ledarskap, du som inte vill hantera personal, du som inte vill sitta på möten. Du som  inte har förstått det förrän du sitter med ditt chefsjobb, högre lön, mer befogenheter och ett ansvar du måste förvalta väl. Du som har personal som är beroende av din förmåga och vilja att leda och entusiasmera men hellre vill ta tag i andra arbetsuppgifter!

Vad gör du om du befinner dig där?

Att våga kliva av och återgå till en handläggartjänst, en expertroll eller vad du gjorde före chefskapet ses idag som ett misslyckande. Varför är det så? Att leda personal är ett yrke som inte passar alla och om man har blivit utsedd till chef utan att passa för det så är det faktiskt ledningsgruppen som har gjort en felrekrytering och misslyckandet ligger där.

Mitt råd är att våga kasta in handduken om du själv inte tycker att jobbet ger dig personlig utveckling och glädje. Det ska vara kul att jobba. Det du kan förlora (status, makt, hög lön) är bara yttre faktorer som du omger och identifierar dig med. Livet är så mycket mer och till slut är det din egen självkänsla, dina egna val och dina känslor som får dig att må bra och njuta av jobbet oavsett om det är ett chefsjobb eller inte.

Våga följa din magkänsla när du gör dina val i livet!

Gunilla

Släpp kontrollen och våga delegera. Tillåt medarbetarna att göra fel. Du ska nå uppsatta mål genom motivation och inte genom utskällning och skrämseltaktik.

Var tydlig med mål och regler på arbetsplatsen. Om inte du är tydlig skapar du ovisshet hos medarbetarna, som i sin tur skapar oro och stress, som i sin tur skapar dålig lönsamhet, som i sin tur skapar en otrivsam arbetsplats, som i sin tur kan sätta igång oönskade effekter…

Kommunicera med dina medarbetare så ofta du kan. Information och feedback är oerhört viktigt. Alla har behov av att bli sedda och hörda och inte minst av sin närmaste chef.

Lyssna noga på det som medarbetarna berättar för dig. Om du uppfattar det som gnäll får du lyssna på vad som sägs mellan orden. Den ordlösa kommunikationen är oerhört viktig. Ditt kroppsspråk avslöjar dig om du är ointresserad och det budskapet är kraftfullare än de ord du säger.

Var ett föredöme i alla situationer. Ställ inte krav på medarbetarna som du inte uppfyller själv. Kräver du att alla ska vara på kontoret klockan 8.00 ska du också vara det. Enkel tumregel är att medarbetarna gör som du gör  inte som du säger.

Var inte bara chef utan också en coach som uppmuntrar dina medarbetare så att de kan prestera ännu bättre och nå uppsatta mål. Kom ihåg att de får vara duktigare än dig, du förlorar absolut ingen pondus på det

Inse att du inte är född till chef och ledare, men att du kan utveckla dig hela tiden och få medarbetare att må bra också och utvecklas genom ett gott ledarskap. Då är du på rätt väg att bli en BRA chef.

Gunilla

En faktor jag har sett är att många chefer är rädda! En rädd chef, tänker du, hur är det möjligt. De som sitter på makten över andra människors välbefinnande och utvecklingsmöjligheter. Det kan väl inte vara rädsla som gör dem till dåliga chefer!

Chefen kan vara rädd att någon kollega eller medarbetare ska visa sig duktigare och ha bättre ideér och förslag på lösningar än vad han/hon har själv. Chefen kan vara rädd för att medarbetarna ska prata skit bakom hans  rygg. Chefen kan vara konflikträdd och försöka göra alla till lags.

Vad händer i de här situationerna? Chefen kan faktiskt ta ditt goda förslag och presentera det som sitt eget på nästa sammanträde. Då framstår han som den duktiga person han vill vara (men absolut inte som en duktig chef men det vet ingen utom du som kom med förslaget). Den rädda chefen ger sällan beröm till medarbetarna och förslag till förbättringar kan han avfärda som gnäll. Den rädda chefen hittar negativa sidor hos medarbetarna  i stället för att lyfta fram det positva. Den här typen av chef omger sig med JA-sägare för att få bekräftelse på att han gör rätt.

Skitpratet då? Om chefen  inte förstår att skitpratet alltid finns och fungerar som en ventil för medarbetarna skapas mycket oro och rädsla hos chefen. Om han försöker vara kompis med personalen i alla lägen skapar  han istället en otydlig chefsroll och det är mycket sämre än lite normalt skitprat.

Till sist har vi den konflikträdda chefen. Alla ska få komma till tals och ett kompromissbeslut för att alla ska bli nöjda leder oftast till att ingen är nöjd över chefens beslut.

Är du chef och känner igen dig har du en del att lära om din chefsroll. Inse att vad du gör, vad du säger och hur du agerar har betydelse för personalens välbefinnande. Varför tacka ja till ett chefsjobb om du måste vara bäst och inte klarar av att delegera och låta medarbetarna utvecklas och växa förbi dig. Inse att chefsjobbet är ett annat jobb än det du hade tidigare och att det kräver tid och engangemang från din sida för att utvecklas till en bra och orädd chef.

 Gunilla